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OA系统在财政内部管理运行机制构建中的应用
2017-03-23
      高效平稳的财政内部管理运行机制,是规范财政业务流程,提高财政服务效能的重要保障。在构建内部管理运行机制的过程中,注重OA系统应用,则是规范内部管理,提高运行效率的重要手段。
一、OA系统的概况
计算机技术的蓬勃发展,给办公环境带来了一场深刻的革命,OA系统的出现便是这种革命的直接结果。OA即Office Automation的英文缩写,意为自动化办公系统。OA系统有机结合了现代网络技术、办公技术以及计算机技术,是一种新型的综合办公手段,它使工作人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量的目的。它改变了过去复杂、低效的手工办公方式和纸张的浪费,为科学管理和决策服务提供了基础,从而达到提高工作效率的目的。目前在各单位的日常管理中已经得到了极为广泛的应用。
政府部门在工作中十分讲求效率和效益,办公自动化可显著地提高办公效率和决策的科学性、准确性及综合管理水平。我局作为市直政府部门,使用OA系统已经多年,在使用过程中大大提高了效率、节约了成本。我局老Louts系统于1998年上线,随着技术的不断更新发展,落后性日益显现,同时为进一步加大财政信息化建设力度,提高财政信息化管理水平,提升财政工作效率,不断增强财政保障服务全市科学跨越发展能力,结合我局实际工作需要及工作特点,已于去年实现了从原来老Louts系统到现有新OA系统的转换。
二、我局新OA系统的基本情况
我局OA系统设计应遵循良好的继承性、互联性、安全保密性、可维护性、可扩展性、技术先进性等原则,并符合国家电子政务建设、政务信息化建设、档案管理、电子签名、安全保密等方面的要求。从2015年6月开始使用。
(一)     基本需求
一是覆盖更加广泛。系统将覆盖局机关和所有直属事业单位。二是办公更加方便及时。用户使用台式计算机、笔记本电脑、手机、平板电脑等,通过固定网络和移动网络,不受时间和地点限制,随时登陆系统进行办公。三是可实现资源有效利用。新建系统将提供统一的数据库和接口,解决现有各系统间文件、数据格式不统一,难以共享的问题,可利用该数据库,对各类信息和数据进行分析,为领导决策和办公提供辅助支持。此外,系统应可实现与政府电子政务系统、省财政厅公文传输系统、财政内网办公系统、财政门户网站有效衔接,形成了完整、统一的网上办公平台。
 
(二)     OA系统基本架构
首页空间
个人空间
个人工作相关的信息展现,待办事项、常用模板、文档等
部门空间
部门的内部信息,公告、通知、留言、工作安排等
单位空间
单位信息集中展现,新闻、公告、制度、知识等
自定义空间
自定义共享工作平台,销售、财务、人事等
协同应用
协同事项
内部沟通协作,领导交办工作、下级请示汇报,个人间、部门间事项协作
表单应用
表单制作
按照纸质单据转化成电子表单,样式灵活调整
表单查询
设置查询字段、条件,实时查看表单数据
流程制作
根据实际业务流程配置电子化审批流
枚举管理
常用的选择项,数据统一规范
流水号
统一单据号,系统排序递增,便捷查询管理
目标管理
项目/任务
项目进度管理,人员分配,任务分解,跟踪
时间视图
时间视图、新建会议、新建计划、新建事件
工作计划
个人计划上报,完成率,总结
日程事件
个人事件、共享事件、事件视图、统计、提醒
文档中心
我的文档
个人文档,个人资料的存储、借阅
单位文档
单位制度文件,部门业务文件,审批表单归档,共享
文化建设
公告
发布公告,员工及时了解单位政策、通知
新闻
发布单位内部、行业新闻、重大事件
调查
制作调查表、填写、统计征集员工意见的重要渠道
讨论
发帖、回复,相互帮助、共同进步
会议管理
会议安排
会议通知下发,参会回执,会议纪要整理发布
会议资源
图形化会议室、申请会议室、审核、会议室登记、使用统计
office控件
 
支持word、Excel格式文档的发送、查看、在线编辑、痕迹保留
全文检索
 
输入关键字,快速搜索文件信息
关联系统
 
配置单位内部系统链接,快速登录
个人设置
 
个人信息完善,密码修改
综合办公
车辆管理
车辆信息维护、用车申请、审批、统计
办公用品
办公用品信息登记、申请领用,审批、出库、统计
办公设备
办公设备信息录入,设备借用申请、审批
图书资料
图书信息登记,借阅、归还登记、统计
致信
及时通讯
消息提醒、及时沟通、发文件、建立群组
移动办公
手机M1
出差、外出处理事项,实现移动、实时办公
微信
待办事项消息提醒,查看信息,此功能待实现
 
(三)     实现功能
1、机关发文,主要流程有拟文、审核、签发、用印、归档。相对于老系统的发文方式更加简洁、快捷。
2、收文传阅,主要由办公室收文管理员进行收文登记及文件的分发。保障文件在全局(各处室)间有序流转。
3、收文办理。主要包含领导批示、政府办文、请示报告等。由办公室进行登记分发,办公室主任拟办意见,提交给发起者分发。后续有相应的分管领导、处室领导批示、处室人员办理等过程。
4、协同工作。协同工作是个人、处室之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具,用它来完成事务的发起、处理和管理,并记录事务的发展过程和结果,通过流程来完成事项的办理,并支持规则的成型和管理。例如:非正式的通知、请示、报告以及工作交流、事项安排、工作计划等都可以通过协同工作来完成。协同工作包括:新建、待发、已发、待办、已办。
6工作模板。在工作平台空间里有‘工作模板’栏目,该栏目主要配置常用的业务表单:收发文模板、请(销)假申请单、用印审批表、资产购置申请表等,代替了传统的纸质流程。
7、其他应用:个人设置。包括个人信息完善等,具体操作为点击个人事务,个人设置,密码修改。通讯录功能,在常用工具有我局所有工的个人信息及通讯录有效替代了传统的通讯录功能,消除了单位的信息死角。即时通讯。相当于QQ、微信等通讯工具,便于在职工在工作中即时进行沟通和收发文件。具体操作为点击通讯录,点击姓名按钮,在弹出的对话框里即可发送消息
8、建立了信息发布平台。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所,使内部的规章制度、新闻简报、信息交流、公告事项等能够在单位各部门之间得到广泛的传播,使干部能够了解单位的发展动态。
9、督查督办。办文单领导批示选择是否督办,选择督查督办,便于领导对限办的文件进行实时跟踪和监督。有效提高了文件的办理效率。
10、档案管理。目前已经实现与档案管理系统的对接。我局的相关文件可同时保存至档案管理系统的相关目录中,有效减轻了档案管理工作的负担。
11、移动办公。在个人手机客户端上安装我局的OA系统APP,即可实现远程、移动办公。通过网络连接可以随时随地办公,使办公不再受地域的影响。
OA系统已于2015年6月1日在全局推广使用,一年来,系统运行情况基本稳定,取得了良好的建设成效。不仅实现无纸化办公,节约了费用。从纸质及手工办公向无纸化办公发展,节约了大量的通讯费、传真费、纸张费、耗材费。更搭建了较为完善的文件流传平台和信息发布平台,实现了工作流程的自动化和文件文档管理的自动化,使我局内部的通信和信息交流更加快捷通畅。更加有利于局领导在第一时间批阅文件,更加方便各部门文件传阅办理,加快了部门间信息交换,促进提升了协同办公工作成效。如OA系统请销假、档案管理等功能的实现,代替了传统的纸质流程,切实有效地提高了财政内部办公效率,进一步推动增强了财政服务效能水平,提升了财政干部队伍的良好形象。
2015年,全局通过系统平台已累计流转收文2181件,其中,收文办理469件,收文传阅1712件。根据局领导批示设置,对全局68件收文办理件进行了重点办件的跟踪督察督办,确保文件办理工作任务在限期内完成。
三、存在的问题
1、在开发上,OA系统研发是由软件专业人员完成,他们对网络技术和通讯技术方面的工作十分精通,但是缺乏对财政业务工作管理知识,在一定程度上导致了开发的软件与实际管理需求相脱节,系统功能不健全,无法充分满足日常办公和管理的需求。此外,由于系统软件版权保护,管理人员无法获得编辑变更的权限,导致系统维护的困难,系统不能及时调整功能内容,增加了系统推行的难度。
2、OA办公系统的使用存在固有的思维定势,部分工作人员习惯于传统手工的办公方式,不遵守办公自动化的要求,给系统的运行造成了阻碍,不但没有提高效率,反而加重工作人员的负担。重建设、轻管理,重硬件、轻软件,重开发、轻维护,导致办公自动化系统的实际效能得不到充分体现。
3、由于财政业务涉及面较广多,系统多采取独立开发,相互之间缺乏统筹安排。各个管理系统存在重复开发现象,缺乏规范性标准,缺乏通用性。同时,软件之间缺少接口定义,很难实现信息交换。此外随着OA办公系统的全面推广使用,业务管理系统与OA办公系统未能保持同步,导致OA办公系统实际运行效果大打折扣。
四、OA系统的未来的应用建议
(一)发挥领导示范推动作用。
办公自动化系统应用效能有效发挥的关键是在领导。领导具有显著的示范带动作用,这将对办公自动化系统的有效推广应用起到带头作用;其次,领导使用办公自动化系统对于该系统的推广具有强大的助推作用;如果领导能够坚持在一般情况下不再沿用传统的办公模式,坚持通过办公自动化系统办理日常事务,全体员工必将自觉适应和熟悉办公自动化系统;最后,领导使用办公自动化系统还有利于部分系统使用不力或使用质量低下人员形成有效的监督,促使其在思想和使用技能上有一个提高。
(二)建立健全办公自动化相适应的制度。
OA办公系统的正常运行,需要完善的规章制度来保障。在系统软件的运行过程中,必须有一种制度对使用者的行为进行管理,才能有效保证管理工作人员正常、正确地使用该系统,以确保办公自动化在行政管理工作中的真正实现。我局办公自动化制度可以包括管理制度、管理流程、管理业务标准、管理人员职责等方面的内容。
(三)推动系统其他模块的使用。
协同相关处室,加强对系统其他模块如会议管理:召开会议时,点击新建会议按钮,填写会议名称、开始时间、结束时间,选择与会人员进行会议室申请,申请成功后通知相关与会人参会。推动移动办公功能的正式落地,目前OA系统已实现移动办公功能,但未正式投入使用。后期将与电信合作,正式实现OA移动办公功能,单位工作人员在手机或者其他移动客户端安装OA系统的APP即可使用。同时,借助移动的短信平台开通短消息提醒功能,实现后可及时收到单位内部或者外部的会议短信通知。
(四)拓展开发运行平台和环境
办公自动化系统应尽量减少对平台及环境的依赖性,具有一定的开放性。一个开发的办公自动化应用软件要能突破平台限制,即能跨越各种群件平台、各种数据库平台和各种操作系统平台。当前随着手机、平板等移动技术的普及,OA办公系统实现移动化办公变得更加急切,移动OA办公功能初步实现,后期需进一步完善。
(五)注重系统资源整合。
提到办公自动化系统,人们首先想到的是公文流转、文档资料管理、会议管理等内容。其实办公自动化软件是建立在扎实、全面的信息共享平台基础上的,具有广泛的信息资源作为支持。我局OA办公系统应当能够根据实际业务需要,把业务处室、综合管理处室内可利用的信息资源整合到系统的范围内并加以利用,这也符合大数据及平台一体化的要求。资源的整合途径有多种,可以直接调用共享平台上的数据库、文件库,或是与其它系统建立连接接口,或是利用其它系统的软硬件资源。包括通信信道、设备设施等。资源整合也包括通过运程网络连接、移动通讯技术对异地的资源进行整合、利用。通过资源整合拓展系统的信息资源利用范围,和减少多次重发开发导致的浪费。
业务系统一体化后,研究与业务系统有关数据的共享问题,尝试对指标类公文的单独管理,实现公文处理系统指标数据与业务系统指标数据的同步和协同控制,使行政管理系统与业务系统能有机融合。
(六)重视OA系统的二次开发
OA办公系统属于系统应用软件,由于系统应用软件开发周期较长,而开发好的应用软件从投入使用到全面完善运行需要1至3年的时间。因此,在系统软件在实际运行过程中,其需求可能不断地发生改变,这样就有必要对办公软件进行二次开发。此外,在开发软件时,系统设计人员不可能将所有的情况考虑全面,在使用过程中,软件存在的问题会逐渐显现出来,这就需要我们对其进行不断升级和完善。随着信息技术的不断发展,办公自动化系统的内涵也在不断地丰富和发展。现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能,提供协同工作的环境。因此,在推动OA办公系统建设时,要有发展、超前的眼光,要紧跟办公自动化技术及产品发展的最新进展情况。
(七)加大办公自动化培训力度
在办公自动化系统的开发、建设和使用过程中,可能会遇到一些技术性的问题或者故障,这就需要有专业的人才及时进行处理。需要建设一支专业的队伍,才能解决使用中遇到的各种问题,使其得到较好的推广和使用。同时,OA办公系统要求使用人员具备一定的管理能力和计算机操作能力。所以,应加强管理及使用人员队伍的培训。OA办公系统涉及的用户面较广,在培训时,应针对不同使用者的工作需要制定不同的使用说明书。可以先对部门负责人和部门的信息管理员进行培训,再由他们对各自部门的工作人员进行培训。
OA办公系统是我局今后一段时期内财政电子政务运行的重要载体,系统建设使用将适度考虑对各种政务资源的整合利用,并由开发型、资源型、知识型向辅助决策型发展,为进一步提升财政内部行政运行效率,推动财政事业再上新水平提供更加高效有力的服务保障。



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